Think global – act local

Jeg leser og hører stadig vekk fra prosess- og BPM-eksperter at den beste veien til å lykkes med BPM/prosesstyring er å etablere et «Centre of Excellence», lage en overordnet strategi, etablere et prosesskart eller en virksomhetsarkitektur, analysere forbedringspotensialet i de ulike prosessene og så videre…

Jeg er helt uenig !!!

Disse prosjektene er det som regel konsulentene som får størst utbytte av – ikke kundene !

OK, jeg vet at jeg kaster sten i glasshus. Men det slår meg oftere og oftere hvordan det som presenteres på BPM- og prosess-seminarer ikke stemmer med det jeg selv ser ute hos mine egne kunder.

De mest vellykkede prosjektene er ikke de store, altomfattende programmene med store budsjetter og delprosjekter. De mest vellykkede prosjektene er de små, målrettede prosjektene som startes, gjennomføres og avsluttes innenfor begrensede tids- og budsjettrammer.

Nøkkelen er «Think global – act local», ta små skritt, men hold alltid målet i sikte.

Think global

Å ta små gevinster er relativt enkelt, men de virkelige forbedringene får man bare dersom disse små gevinstene utgjør brikker i det store puslespillet. Det er ikke nødvendig å foreta omfattende og tidkrevende kartlegginger for å opp nå dette, men det er viktig å følge noen grunnregler:

• Endringene må være forankret i ledelsen
• Prosesseier må være drivkraften i endringsprosessen
• Tenk helhetlig verdiskaping for virksomheten

Act local

Nøkkelen til vellykkede endringsprosjekter er å ta synlige gevinster ofte. For store ambisjoner er ofte til hinder for dette. Et godt tips er å legge listen litt lavere i starten, ta noen gevinster og så ta de mer kompliserte prosessene etterhvert:

• Start med en enkel prosess
• Velg en prosess som gir synlige gevinster
• Velg en prosess som kan realiseres på kort tid
• Ta kortsiktige gevinster med én gang

Et annet avgjørende element er å få engasjement blant de som deltar i prosessen. Man kan forbedre og endre så mye man vil på papiret, men for at endringene skal føre til konkrete gevinster er man avhengig av at de som faktisk utfører aktivitetene er med.

Hvor skal man starte ?

Ofte er det største hinderet for å komme i gang med prosesstyring å bestemme hvor og hvordan man bør starte. Man ønsker å finne et startpunkt som gir god mulighet for å skape synlige gevinster, men som ikke er så synlig hvis resultatet ikke blir som forventet. Noen grunnlegler man kan følge er:

• Ta utgangspunkt i forretningsmodellen. Prosesser som er sentrale for forretningsmodellen vil også gi synlige resultater.
• Velg en prosess som gir synlige resultatater, men gjerne en som ikke innebærer for stor risiko. Dette er ofte prosesser som ikke er selve kjerneprosessene, men som grenser til eller påvirker disse.
• Ikke for komplisert. Ved å velge en prosess som ikke er for komplisert eller omfattende er det lettere å gjennomføre tiltak som gir forbedringer. En enkel prosess vil si en som er relativt lineær, og som ikke omfatter for mange ulike avdelinger.
• Just do it ! Den største feilen man kan gjøre er å gjøre ingenting.

Just do it !

Det viktigste er å komme i gang. Alt for mange holder på med evigvarende kartlegginger, og kommer aldri i gang med å ta gevinster. Det er bedre å gjøre et forsøk og feile, enn å ikke forsøke i det hele tatt. For å komme i gang uten for stor risiko bør man altså:

• Ta gevinst ofte
• Ta små skritt
• Ha målet i syne hele tiden