Å kartlegge forretningsprosesser ved valg av IT-systemer

Jeg holdt i forrige uke en presentasjon for en gruppe leverandører av IT-systemer om viktigheten av å kartlegge forretningsprosesser i forbindelse med valg av IT-systemer.

Her er et sammendrag av presentasjonen.

Når en virksomhet anskaffer et IT-system så er hensikten alltid å støtte en eller flere prosesser, som igjen skal bidra til at virksomheten når ett eller flere av sine hovedmål. Å ha dette i bakhodet er også nøkkelen til å få forankring i ledelsen. Toppledelsen i enhver virksomhet måles på hvorvidt virksomheten når sine hovedmål, og for å få forankring i ledelsen må man derfor synliggjøre hvordan IT-systemet bidrar til at virksomheten når disse målene.

For mer informasjon om verdiskapingsmodellen, se denne presentasjonen.

Det er derfor ikke valg av teknologi eller system som er mest avgjørende for om prosjektet oppfattes som en suksess eller ikke.

Misforstå meg rett; det er selvfølgelig viktig å vurdere både funksjonalitet og teknologi som en del av anskaffelsen, men jeg har enda til gode å se et eksempel på at feil valg av teknologi eller produkt er hovedårsaken til at et prosjekt feiler.

Det som derimot er avgjørende er måten løsningen tas i bruk på, og i hvilken grad man er i stand til å synliggjøre gevinster.

Jeg har flere ganger sett eksemplet på prosjekter som oppfattes som store suksesser av IT-avdelingen, mens ledelsen er av motsatt oppfatning. Dette henger sammen med at ledelsen måler suksess opp mot virksomhetens hovedmål, ikke ut fra om IT-løsningen isolert sett fungerer bra.

Nøkkelen til suksess ligger dermed i å kartlegge prosessene og hvordan disse bidrar til å nå virksomhetens hovedmål, og så synliggjøre hvordan IT-systemet bidrar til å forbedre disse prosessene.

Hva er viktig når du kartlegger prosessene ?

 

 

Husk at den eneste grunnen til at du anskaffer et IT-system er at det direkte eller indirekte skal bidra til at virksomheten når sine hovedmål. Dette må alltid stå øverst på agendaen !

 

Kartlegg prosessene slik de virkelig er, ikke slik ledelsen mener at de skal være.

Et system som ikke tar utgangspunkt i de virkelige prosessene vi aldri bli en suksess. Det kan godt være en del av prosjektet å endre eller forbedre prosessene, men utgangspunktet må alltid være de virkelige prosessene.

Dette gjelde ikke bare når man implementerer IT-systemer, men også ved prosessoptimalisering generelt.

 

Jeg har tidligere fokusert på virksomhetens hovedmål og forankring i ledelsen. Men et annet viktig element i et vellykket prosjekt er at systemet faktisk forbedrer prosessene. Hvis ikke systemet gjør hverdagen til de som skal bruke det enklere, vil det sannsynligvis aldri oppnå noen varige gevinster.

 

De fleste prosjekter er flinke til å vurdere prosjektrisiko, men enda viktigere for virksomheten er det å vurdere den operasjonelle risikoen ved prosjektet.

Du kan lese mer om dette i artikkelen XXX

 

Det er viktig at prosjekter og systemer passer inn i et helhetlig bilde i virksomheten, men det er like viktig at man er i stand til å levere gevinster underveis. Det er derfor viktig å bryte en helhetlig strategi ned i mindre biter som kan leveres separat.

Ved å levere synlige gevinster underveis i prosjektet bidrar man til å opprettholde et positivt engasjement i ledelsen. Det bidrar også til større toleranse når prosjektet er inne i vanskelige faser.

 

You may also like...

Legg inn en kommentar