UDI får fart på visumprosessene

Utlendingsdirektoratet (UDI) er kanskje mest kjent som den etaten som får kjeft når asylsøkere føler seg urettferdig behandlet. Men dette er bare en del av UDIs oppgaver. UDI skal legge til rette for ønsket og lovlig innvandring, og sørge for at de som oppfyller vilkårene, får komme til Norge. Det vil blant annet si å behandle søknader om visum, arbeidstillatelse, oppholdstillatelse og statsborgerskap.

Å behandle disse søknadene er kompliserte prosesser. Strenge krav til dokumentasjon, internasjonale regelverk og politiske føringer gjør behandlingen av søknadene både tid- og ressurskrevende. Norge er blant de første landene i Schengen som tar i bruk elektroniske løsninger for søkerne.

I forbindelse med nye krav fra Schengen-samarbeidet har UDI etablert EFFEKT-programmet for å fornye prosessene knyttet til søknadsbehandling. I tillegg var det et sterkt behov for å redusere saksbehandlingstiden og styrke samhandlingen med andre etater (Politiet, Utenrikstjenesten osv.)

Funksjonelt ansvarlig i EFFEKT, Kathrine Qvenlid, kan fortelle at de av prosessene som allerede er fornyet gjennom EFFEKT-programmet har vært en stor suksess. ”Vi har fått tilbakemelding fra enkelte ambassader om at så mye som 95% av alle visumsøknader nå behandler med de nye prosessene. Søkeren registrerer selv søknaden på internet og all dokumentasjon scannes og sendes elektronisk.”

Resultater

Det overordnede målet med EFFEKT-programmet er å redusere saksbehandlingstiden og å bedre brukerservice. Men det er også viktig å gjøre prosessene og systemene mer endringsdyktige, slik at de kan tilpasses fremtidige krav. Blant resultatene man har oppnådd hittil er:

• Søknad på web – søkeren kan selv registrere søknaden på internet. Tidligere ble dette gjort av ansatte på utenriksstasjonene og i politidistriktene. Mens man da registrerte minst mulig informasjon på grunn av tidspress, får man nå mer utfyllende og korrekt informasjon. Det gir en bedre og mer effektiv saksbehandling.
• Elektronisk saksbehandling – all saksflyt blir elektronisk. Da vil all informasjon og dokumentasjon lagres elektronisk. Tidligere måtte dokumentasjon og sakspapirer sendes med kurerpost rundt i verden, noe som har medført lange ventetider og ditto lang saksbehandlingstid.
• Elektronisk møtebooking – flere av søknadene krever at søkeren møter til intervju på ambassaden. Tid for intervjuet bookes nå på internet samtidig med at søknaden registreres. Man unngår dermed at søkere må stå i lange køer på ambassaden.
• Fleksibilitet – regler og krav endres stadig, både internasjonalt og her i Norge. UDI har planlagt ett prosjekt som skal effektivisere arbeidsprosessene rund vedtaksfatting. Ved å basere løsningene på prosesstyring og regelmotor blir det enklere å gjøre tilpasninger uten store endringer i IT-systemene.
• Gjenbruk – deler av de ulike søknadsprosessene er like. Ved å basere EFFEKT på prosesstyring kan man gjenbruke store deler av det som allerede er utviklet når man fornyer andre søknadsprosesser.

Utfordringer

”En av de største utfordringene”, forteller Qvenlid, ”er å gjøre webløsningene selvforklarende og intuitive for søkerne. Mange trenger hjelp med passord og betaling. Men vi jobber fortløpende med å forenkle og tydeliggjøre for brukerne.”

En annen stor utfordring er de prosessene som går på tvers av etater. ”Vi skulle gjerne hatt et helhetlig prosessfokus på tvers av de ulike etatene, men der har vi utfordringer både med IT-systemer, økonomi og mennesker.”

Veien videre

Selv om mange av søknadstypene allerede er fornyet gjennom EFFEKT-programmet, så gjenstår det en rekke prosesser. Disse utvikles og innføres fortløpende.

Effektive arbeidsprosesser er en viktig del av EFFEKT-programmet. Ved å bruke en ”regelmotor” er målet å både automatisere deler av saksbehandlingen, og å sortere søknader basert på standardiserte kriterier.

I forbindelse med krav fra Schengen må også Norge lagre biometrisk informasjon (bilde og fingeravtrykk) om visumsøkere. Disse tilpasningene er en del av EFFEKT-programmet.

Mer informasjon

Du finner mer informasjon om EFFEKT-programmet på UDIs nettsider:

http://www.udi.no/Oversiktsider/Moderniseringsprosjektet-EFFEKT/

—   —   —

Fra UDIs elektroniske visumsøknad.